De basisproductinformatie komt van de fabrikanten. Zij leveren productinformatie zelf aan bij 2BA, het bedrijf dat de database in opdracht van Koninklijke Hibin beheert, of laten de aanlevering verzorgen door IB, dat door Hibin is aangemerkt als preferred supplier. De bouwmaterialengroothandel gebruikt het systeem om offertes op te vragen en bestellingen te doen. De bouwmaterialengroothandel kan de productinformatie vervolgens verrijken voor zijn klanten met voorraad-, prijs- en leveringsinformatie. De aannemer kan het systeem gebruiken om calculaties te maken en bestellingen te plaatsen.
De Hibin Datapool biedt de randvoorwaarden om al die vormen van informatie-uitwisseling elektronisch te laten plaatsvinden.

 

De productinformatie in de Hibin Datapool omvat de volgende gegevens: interne artikelcode leverancier, productgroep leverancier, prijsgroep leverancier, artikelomschrijving, levertijd, beschikbaarheid, minimale besteleenheid, minimale bestelhoeveelheid, brutocatalogusprijs (indien beschikbaar), prijseenheid, ingangsdatum, btw-percentage, verpakkingseenheid (-eenheden), gewicht, afmeting (l/b/h) en volume.