Loon voor later (6): Proces van facturatie en betaling wordt strakker

Bpf HiBiN legt al een tijdje meer nadruk gelegd facturatie en betaling. Dat heeft een reden; bij de nieuwe pensioenregeling telt elke dag vertraging direct mee in het pensioenvermogen van medewerkers. Wat verandert er, waarom is dit zo belangrijk, en wat zijn de gevolgen als het misgaat?

Als alles volgens planning verloopt, stapt Bpf HiBiN op 1 oktober 2026 over naar de nieuwe pensioenregeling: de solidaire premieregeling. In de aanloop naar die datum verandert er nu al iets wat op het eerste gezicht administratief lijkt, maar in de praktijk grote impact heeft: de manier waarop premiefacturatie werkt.

Wat verandert er al vóór de overstap?

Bpf HiBiN voert de wijzigingen in de facturatie stapsgewijs door, nog voordat de nieuwe pensioenregeling ingaat. Zo krijgen werkgevers de kans om op tijd te wennen aan de nieuwe werkwijze. De belangrijkste veranderingen:

• Wijzigingen in personeelsgegevens moet je eerder doorgeven aan Bpf HiBiN dan je nu gewend bent.
• De pensioenpremie moet eerder worden betaald na ontvangst van de factuur.
• Automatische incasso wordt de standaard manier van betalen.

Waarom is dit zo belangrijk?

In de huidige regeling worden premies collectief beheerd en komt een kleine vertraging in de administratie niet meteen bij een individuele medewerker terecht. In de nieuwe premieregeling ligt dat anders: premie-inleg en beleggingsrendement zijn direct aan elkaar gekoppeld. Elke euro premie die zo snel mogelijk wordt belegd, kan vanaf dat moment ook rendement opbouwen. Komt een premie te laat binnen, of is de onderliggende data onjuist of onvolledig, dan mist het pensioenvermogen van de betrokken medewerker een stukje beleggingsrendement over precies die periode; een verlies dat niet meer wordt ingehaald.

Om die reden is het voor Bpf HiBiN essentieel dat premies en gegevens op tijd én volledig juist binnenkomen. Dat begint bij werkgevers: zij leveren de salaris- en personeelsgegevens aan waarop de pensioenopbouw wordt gebaseerd.

Wat zijn de gevolgen als het facturatieproces niet op orde is?

Slordigheden of vertraging in de aanlevering van gegevens en premiebetaling raken niet alleen de eigen organisatie, maar rechtstreeks het pensioen van medewerkers. Concreet kan dit spelen:

• Onjuiste of te late gegevens leiden tot een onjuist vastgesteld persoonlijk pensioenvermogen, dat achteraf gecorrigeerd moet worden met alle uitzoekwerk en onzekerheid voor medewerkers van dien.
• Bij te late premiebetaling kan Bpf HiBiN, net als andere pensioenuitvoerders op grond van het pensioenreglement, boetes, rente en extra kosten in rekening brengen.
• Loopt een betalingsachterstand op, dan is een pensioenfonds wettelijk verplicht om na verloop van tijd de betrokken medewerkers hierover te informeren — iets wat onrust op de werkvloer kan veroorzaken en niet bevorderlijk is voor het vertrouwen in de werkgever.
• Achterstallige premies verjaren niet snel: pensioenfondsen kunnen deze met terugwerkende kracht tot wel vijf jaar opeisen, en bij schade zelfs tot twintig jaar. Bij aanhoudende problemen kan dit oplopen tot aanzienlijke bedragen.
• In ernstige gevallen van verwijtbaar achterblijven van premiebetaling kan een pensioenfonds uiteindelijk ook een bestuurder in privé aanspreken.

Wat kun je als werkgever nu al doen?

Een aantal praktische stappen helpt om het facturatieproces tijdig op orde te krijgen:

• Zorg dat mutaties in personeel, salaris en uren direct worden doorgegeven via het werkgeversportaal van Bpf HiBiN, in plaats van te wachten tot het einde van de maand of het kwartaal.
• Zet automatische incasso vroegtijdig klaar, zodat premiebetaling niet meer afhankelijk is van een handmatige actie.
• Controleer periodiek of de aangeleverde salarisgegevens overeenkomen met de salarisadministratie, zodat afwijkingen vroeg worden opgemerkt.
• Wijs binnen de HR- of salarisadministratie een verantwoordelijke aan voor de aanlevering aan Bpf HiBiN, zodat dit proces niet tussen wal en schip valt.
• Neem bij twijfel of praktische vragen tijdig contact op met Bpf HiBiN, in plaats van te wachten tot een factuur of herinnering binnenkomt.

Kortom: wat nu nog als een administratieve bijzaak kan voelen, wordt onder de nieuwe pensioenregeling een directe schakel in de pensioenopbouw van medewerkers. Werkgevers die hun facturatieproces tijdig op orde brengen, voorkomen niet alleen boetes en extra kosten, maar zorgen er vooral voor dat medewerkers geen onnodig rendement mislopen.

Lees ook eerdere berichten uit de serie ‘Loon voor later’:
Deel 1 | Deel 2 | Deel 3 | Deel 4 | Deel 5